icon-mail icon-phone icon-facebook icon-linkedin icon-twitter icon-youtube icon-twitter icon-x.com icon-instagram close icon-close icon-arrow-down icon-plus

Meer weten? We horen je graag!

070 750 74 74
info@flink.nl

Artikel

In 10 stappen naar een nieuwe website

Hoe kan je projecten managen naar een happy end? Zonder stress. Zonder gevecht. Zonder enorme budgetoverschrijdingen. Het kan! Met deze checklist voor project management blijf je vrienden met je online partner én kun je genieten van het eindresultaat: een nieuwe website. Helemaal zoals jij hem vooraf bedacht had.

1. Bezint eer ge begint

De grootste winst voor een project valt te behalen voor de start; een goede voorbereiding is het halve werk. Yep. Enorm cliché. Maar oh zo waar en het wordt maar al te vaak overgeslagen. Hoeveel mensen denken niet; ik wil een nieuwe website. Punt. Maar wat wil je ermee bereiken? Ledenwerving? Imagobepaling? Conversie? Laat je doelstelling los op elke beslissing; ondersteunt het je doel of is het bijzaak?

2. Vertel het voort

Een internetbureau inschakelen voordat je zelf weet wat je wilt, kost geld. En dat is zonde. Bepaal je scope vóórdat je de telefoon oppakt om de opdracht te verstrekken. Werk een helder doel uitgebreid uit. Heb je een bureau op het oog? Zorg dat ook je opdrachtnemer jouw scope kent. Van binnen en van buiten.

3. Blijf in balans

Naast je doelstelling kun je ook alvast nadenken over het duivelsquadrant dat centraal staat in elk project: kosten – tijd – kwaliteit – scope. Tussen deze 4 punten ga je namelijk het hele project balanceren. 100% in balans? Een goede projectmanager streeft altijd naar de optimale score op alle vlakken, maar de realiteit is dat een perfect project zeldzaam is. Je zal keuzes moeten maken. Winst behalen op tijd? Inleveren op het kostenplaatje? Wat vind je acceptabel? Op welke gebieden kun je het jezelf permitteren om in te leveren? Als dat nodig blijkt. Het is nuttig om vooraf te bepalen welke 2 elementen leidend zijn. Heb je een afgekaderd budget en wil je tijdens het project je scope aanpassen? Besef dat deze keuzes gevolgen hebben. Dat je in dit geval mogelijk je wensen qua planning of kwaliteit bij zal moeten stellen.

4. Voorkom bindingsangst

Je gaat een samenwerking aan. Jij kent de inhoud, het online bureau heeft de knowhow om de inhoud vorm te geven. Dit is hun core business. Een goed bureau verkiest partnership boven alles. Maakt van jouw doel, zijn doel. Heb je het gevoel dat je doel niet begrepen wordt? Trek aan de bel! Zoek desnoods een ander. Maar ga je de samenwerking aan? Bied dan commitment en vertrouw op de ervaring en kennis. Neem advies aan. Als iedereen zich bij zijn core business houdt, kunnen er prachtige samenwerkingen ontstaan. Oftewel, schoenmaker blijf bij je leest. Laat de slager zelf bepalen wat de beste biefstuk is!

5. Blijf kritisch, maak afspraken

Natuurlijk betekent commitment niet dat je gedwee alles moet ondergaan wat je aangeboden wordt. Blijf altijd kritisch. En maak duidelijke afspraken voordat de samenwerking van start gaat.

Laat heel concreet omschrijven wat er binnen de opdracht valt. Waar betaal je voor? Wat mag je verwachten? En wat niet? Niets zo vervelend als halverwege een project erachter komen dat die ene functionaliteit die je zo graag had gewild niet binnen je overeenkomst valt. Ga nooit akkoord met een belofte! Start met een volledig uitgewerkte opdrachtomschrijving. Ook de details zijn belangrijk. Hoe vaak mag je een design wijzigen? Hoeveel correctierondes zijn inbegrepen? Hoeveel nazorg krijg je?

En deadline is deadline. Voor het internetbureau, maar zeker ook voor jou als opdrachtgever. Maak duidelijke afspraken over oplevermomenten en hoe om te gaan met meerwerk.

6. Hoe pak je het aan?

Is het budget leidend? Of is de planning leidend? Dit bepaalt je werkwijze. Ligt de focus op een strak budget, dan is de traditionele watervalmethode een goede keus. Trapsgewijs loopt het team de fasering van het project door. Na een gezamenlijke kick-off gaat het bureau aan het werk. Bedenken, ontwerpen, bouwen. Fase voor fase werkt het bureau toe naar het eindresultaat. Deze werkwijze is bij uitstek geschikt voor compact campagnewerk, bijvoorbeeld een mailing.

Wil je maximaal betrokken blijven gedurende het gehele project? Dan kun je agile elementen toevoegen aan de werkwijze. In gezamenlijke (brainstorm)sessies met het internetbureau bepaal je tijdens het project steeds opnieuw de koers. Verschillende fases (bijvoorbeeld concept en design) vinden gelijktijdig plaats. Zo win je tijd en ben je het gehele proces nauw betrokken bij alle ontwikkelingen. Agile werken voorkomt verrassingen en teleurstellingen. Een fijne methode om grote projecten tot een optimaal resultaat te begeleiden.

7. Slagvaardigheid scoort

Hoe meer zielen hoe meer vreugd. Dat geldt zeker voor een feestje, maar niet voor een projectteam. Houd je team compact. Beperk je tot twee of drie personen. Voorkom compromissen. Dat is het namelijk per definitie net niet. Beslissingsbevoegdheid en kennis van zaken. Daar vaart een team wel op. Stel een projectleider aan met oog voor overzicht. Voeg een teamlid toe met mandaat. Zo voorkom je onnodig tijdsverlies bij het maken van keuzes.

8. Schat fases op de juiste waarde

De eerste stappen naar een ontwerp worden vaak onderschat. Terwijl de schetsfase juist hét moment is waarop je bepaalt wat er in je site komt. Dan moet het gebeuren! Kijk door de schetsen zonder kleurtjes heen. Wees kritisch en maak keuzes. Ga je laks met deze beginfase om, dan kost het je geld. En tijd. Want functionele wijzigingen doorvoeren op een later moment betekent doorgaans meerwerk.

9. Maak communiceren makkelijk

Je wilt het liefst alles delen. Zorgen dat iedereen op elk moment van de dag op de hoogte is van alle ontwikkelingen. Maar je zit niet dagelijks met elkaar rond de tafel… Geen probleem. Deel je project online! Maak hiervoor gebruik van een online tool zoals Podio of Basecamp. Korte lijnen, grote bereikbaarheid en de gehele projectadministratie is altijd centraal beschikbaar.

Met Podio kun je alles inrichten naar eigen wens. Je kunt er zowel formeel als informeel mee samenwerken. Binnen Podio vind je enerzijds een persoonlijk dashboard en anderzijds deelbare werkruimtes. Deze werkruimtes kun je ook helemaal zelf inrichten door bouwblokken met functionaliteiten te combineren. Denk aan taken, salesleads, overleggen. Je kunt hiervoor bestaande bouwblokken gebruiken, maar het is ook mogelijk om zelf bouwblokken te ontwikkelen. Zo kun je iedere werkruimte afstemmen op de behoeften van het projectteam.

10. Vergeet het slotakkoord niet

Het is een prachtexemplaar geworden; je nieuwe website! Maar dan ben je er nog niet. Leun nog niet achterover. Je website is klaar, maar niet af. Nazorg is altijd nodig! Voldoet je website aan je verwachtingen? Hoe kun je je site doorontwikkelen? Het lijkt logisch dat je na afronding nog steeds bij je online partner kunt aankloppen, maar dit is niet vanzelfsprekend. Voorkom een bittere nasmaak en leg vooraf ook je afspraken vast over de periode na livegang van je nieuwe website.

Dan kun je na een succesvol project ook echt genieten van je online succes!